Soutenance

Formalités administratives pour la soutenance et le dépôt d’une thèse à l’Université de Poitiers

La langue de rédaction de la thèse est le français. Si un doctorant veut rédiger sa thèse dans une autre langue, le directeur de thèse doit déposer une demande de dérogation argumentée au secrétariat de l’Ecole Doctorale au plus tard à la date du deuxième anniversaire de la première inscription du doctorant. La demande sera étudiée en Bureau, puis transmise au Président de l’Université pour décision finale.

Les doctorants qui se sont inscrits pour la première fois en octobre et qui s’engagent à soutenir leur thèse entre le 1er octobre et le 31 décembre de l’année suivant leur troisième inscription (année de soutenance), ne se réinscrivent pas s’ils :

La procédure normale

I – 8 semaines avant la soutenance : première étape de la procédure de soutenance. Désignation des rapporteurs et des membres du jury de thèse.

Articles 18 et 19 de l’Arrêté du 25 mai 2016 : Le chef d’établissement désigne :

  • les rapporteurs sur proposition du Directeur de l’Ecole Doctorale après avis du directeur de thèse
  • les membres du jury de thèses après avis du Directeur de l’Ecole Doctorale et du directeur de thèse

Pour cela le Directeur de thèse télécharge le document : Demande d’ autorisation de soutenance SIMMEA . Il le remplit, le signe et le fait signer par le Directeur du laboratoire. Il le dépose ou le transmet par courrier interne au secrétariat de l’ED SI-MMEA : Alicia Lecesve, alicia.lecesve@univ-poitiers.fr, Bâtiment SP2MI Futuroscope.

Il en fait également copie et l’adresse par mail :

  • pour information à la scolarité de la composante d’inscription du candidat
    • Pour SFA : Sylvie PEREZ, sylvie.perez@univ-poitiers.fr
    • Pour l’ENSIP : Nathalie LEBAULT, nathalie.lebault@univ-poitiers.fr
  • pour suite à donner, au Président de la CES compétente
    • pour les sections CNU 28-30 : Gregory Abadias, gregory.abadias@univ-poitiers.fr
    • pour la section CNU 60 : Eric Lamballais, eric.lamballais@univ-poitiers.fr
    • pour la Section CNU 62 : Eva Dorignac, eva.dorignac@univ-poitiers.fr
    • pour les sections CNU 61-63 : Driss Mehdi, driss.mehdi@univ-poitiers.fr

Cette demande est accompagnée des documents suivants qui seront adressés par mail au secrétariat de l’Ecole : alicia.lecesve@univ-poitiers.fr, au format PDF :

L’Ecole Doctorale traite la demande, attend l’avis du Président de la CES sur les membres du jury et les rapporteurs et transmet le dossier à la scolarité compétente avec l’avis du Directeur sur :

  • les rapporteurs et les membres du jury
  • l’autorisation à soutenir la thèse du candidat.

La composante décide ensuite de donner (ou pas) son accord sur les rapporteurs et les membres du jury. Elle en informe le Directeur de thèse et le Directeur de l’Ecole Doctorale. L’accord de la composante (donc celui de l’établissement) sur l’autorisation à soutenir devra attendre la troisième étape.

II – 6 semaines avant la soutenance : deuxième étape de la procédure de soutenance. Dépôt des manuscrits

  • Le candidat envoie son manuscrit aux rapporteurs et aux membres du jury.
  • Il remet également à l’Ecole Doctorale par mail : alicia.lecesve@univ-poitiers.fr
    • une seule version de sa thèse sous forme de 2 fichiers électroniques,
      • un fichier au format natif (.doc, .docx, .dot, .tex…).
      • ET un fichier unique au format PDF A.

Format PDF A du mémoire de thèse : Pour vous assurer que votre fichier est au format PDF A, vous pouvez utiliser l’application FACILE (http://facile.cines.fr/) mise en place par le CINES. Si le test du fichier n’est pas valide, il sera refusé pour l’archivage au niveau national. (Sélectionner le format « pdf » dans le premier menu puis indiquer l’emplacement du fichier PDF sur votre ordinateur).
Taille du fichier PDF A du mémoire de thèse : La taille du fichier PDF A pour le passage au logiciel antiplagiat ne peut excéder 24MO. Si votre fichier dépasse cette taille, vous devez procéder à son « découpage » en 2 ou plusieurs parties : http://www.splitpdf.com/

L’école doctorale soumet le fichier électronique de la thèse au logiciel anti plagiat Ephorus. Le résultat de l’analyse du manuscrit est envoyé au Directeur de thèse pour avis.
La bibliothèque contacte le doctorant pour prendre rendez-vous afin de compléter le bordereau électronique comprenant la liste des mots clés et l’indexation pour le référencement de sa thèse et l’obtention du quitus régularisant son compte de lecteur à la bibliothèque.

III – 3 semaines avant la soutenance. Troisième étape de la procédure de soutenance. Accord pour autorisation de soutenance.
Le doctorant envoie, par mail ou par courrier, au service des études doctorales de l’UFR SFA ou de l’ENSIP :

  • L’imprimé Soutenance Thèse qui précise la date, le lieu et l’heure de la soutenance.
  • Le quitus délivré par la bibliothèque.

L’autorisation de soutenance sera alors donnée au candidat après accord du Directeur de thèse sur la conformité du manuscrit aux règles anti plagiat et retour positif des rapporteurs.

IV – Le jour de la soutenance
Le Docteur signe l’Autorisation de diffusion de la thèse sur internet.

V – Après la soutenance

Le rapport, établi après la soutenance de la thèse par le Président du Jury et signé par l’ensemble des membres, est remis au service des études doctorale de l’UFR SFA ou de l’ENSIP, ainsi que le procès verbal mentionnant les résultats de la soutenance. Ce dernier document doit aussi être signé par tous les membres du Jury et doit mentionner le nom du Président.
Le diplôme officiel est disponible quelques jours après la soutenance, après réception du procès-verbal de soutenance.

Il n’y a pas de soutenance entre le 14 Juillet et le 1er Septembre (sauf dérogation très exceptionnelle pour la 2ème quinzaine de Juillet).

Le docteur doit remettre la version définitive de la thèse sous format électronique au service des études doctorales de l’UFR SFA ou de l’ENSIP.

  • En cas de corrections mineures (faute d’orthographe, coquilles, oublis de références, absence d’index…), la version définitive, validée par le Directeur de thèse, devra être envoyée dans les trois mois qui suivent la soutenance. Si les corrections ne sont pas effectuées dans un délai de 3 mois, la thèse est diffusée dans sa version avant soutenance.
  • En cas de corrections demandées par le jury de soutenance, la version définitive, validée par le le Président du jury, devra être envoyée dans les trois mois qui suivent la soutenance.  Si les corrections ne sont pas effectuées dans un délai de 3 mois, la thèse ne sera pas diffusée électroniquement par l’établissement.

Les Docteurs s’engagent à communiquer à leur école doctorale de rattachement leur adresse après la soutenance et leur insertion professionnelle durant 5 années. Chaque école doctorale doit connaître l’insertion professionnelle de ses docteurs et doit rendre compte chaque année au ministère en renseignant des enquêtes.

Les « invités »
La notion d’invité n’apparaît pas dans l’article sur la composition du jury de l’arrêté du 7 Août 2006.
Les laboratoires peuvent néanmoins inviter des collègues à la soutenance de thèse. Ils pourront participer aux échanges avec le candidat, si le Président du jury les y invite. Ils ne délibèreront pas avec le jury et ne signeront aucun document officiel. Leurs noms ne figureront pas sur la couverture, ils pourront cependant être mentionnés dans les remerciements.

Pour information et pour aide

Secteurs de Recherche

Réglementation Soutenance Thèse (nouveau texte)

Guide de présentation d’une thèse

la Page de garde de la thèse

Demande d’autorisation de soutenance SIMMEA

l’ Engagement du doctorant avant soutenance

Contrat relatif au dépôt légal et à la diffusion électronique des thèses UP

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